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Commencer Access
Cliquez sur le bouton commencer (démarrer), puis
positionnez-vous sur Tous Les Programmes, et cliquez sur l'icône Access
(Si vous utilisez Office 2003, vous devrez peut-être aller sur le menu de
Microsoft Office 2003 avant de trouver l'icône Access).
Créer une base de données vierge
Lorsque vous ouvrez Access, vous devez voir
s'afficher une liste de tâches comme celle-ci.
Si cette liste de tâche n'apparaît pas, cliquez sur
Fichier / Nouveau
Sur la liste de tâches, choisissez ''Base de
données vierge''. On vous demandera de sauvegarder le fichier. Choisissez
un emplacement approprié et donnez un nom à votre base de données.
NOTE : Il s'agit de la seule fois où vous devrez sauvegarder le fichier de
base de données. Toute donnée saisie est automatiquement sauvegardée.
Lorsque le fichier est sauvegardé, vous devez voir
l'écran. Il s'agit de la fenêtre de base de données.
Créer un nouveau tableau
Les tableaux sont utilisés pour stocker des
informations dans une base de données. Il s'agit d'un élément fondamental
des bases de données.
Assurez-vous d'avoir bien cliqué sur l'article
Tableaux dans la fenêtre de base de données. Cliquez deux fois sur
''Créer un tableau dans afficher Dessin''.
Voici la fenêtre de Dessiner un Tableau.
Votre premier champ de données doit être le champ
de la ligne d'en-tête, avec un Type de Données ''numérotation
automatique''.
Pour mettre en place cette numérotation
automatique, cliquez sur la colonne Type de Données, et choisissez dans
les options en cascade qui s'affichent, l'option 'Numérotation
automatique'.
Faites de ce champ de données une clé
primaire en cliquant sur l'icône de petite clé dorée sur la barre
d'outils.
La clé primaire est importante car elle permet de
conserver une base de données bien organisée. La mise en place d'une
numérotation automatique permet d'assurer au champ de la ligne d'en-tête
une valeur différente, unique, pour chaque article ajouté à la base de
données.
Installez tous les autres champs de données dont
vous avez besoin. Un champ de données contient une catégorie
d'informations particulière. Voici un exemple de champ de données pour
une simple base de donnée d'enregistrement scolaire.
Quand vous avez fini de créer des champs de
données, fermez la fenêtre 'Dessinez un tableau', cliquez sur Oui pour
sauvegarder votre tableau, et donnez-lui un nom approprié.
Créer un
formulaire.
Le formulaire est utilisé pour afficher ou pour
saisir une information dans un tableau de base de données. Il est
possible de saisir une donnée directement dans le tableau mais il est
plus simple d'utiliser un formulaire.
Assurez-vous que vous avez bien cliquée sur
Formulaire dans la fenêtre de base de données, puis cliquez deux fois sur
''Créer un formulaire en utilisant l'assistant''.
Sélectionnez les champs que vous désirez sur votre
formulaire. Utilisez la double flèche (cerclée de rouge) pour
sélectionnez tous les champs.
Puis cliquez sur le bouton ''Terminer''
Vous devriez voir s'afficher un formulaire vierge. Vous
utiliserez les espaces blancs du formulaire pour saisir les informations
dans votre premier enregistrement (dans l'exemple précité, un élève de
votre école). Une fois rempli, le formulaire doit avoir cet aspect.
This information represents one RECORD.
L'ensemble de ces informations représente un
enregistrement.
Pour saisir des informations dans un autre
enregistrement (par exemple, un deuxième élève), cliquez sur le bouton
nouvel enregistrement (cerclé de rouge). Cela vous permettra de créer un
nouvel enregistrement. Répétez la procédure jusqu'à ce que vous ayez
saisi tous les élèves de votre classe.
Cette autre touche vous permet de naviguer dans les
différents enregistrements.
Tri des données
Il est possible de trier très rapidement les
informations d'une base de donnée. Cliquez sur le champ que vous voulez
trier (par ex.: nom de famille), puis cliquez sur le bouton de Tri
Ascendant. Vous pouvez aussi trier en ordre descendant en cliquant sur le
bouton Tri Descendant.
Rechercher
Si vous cherchez un enregistrement particulier,
vous pouvez utiliser la fonction Rechercher. Cliquez dans le champ où
vous voulez faire votre recherche, puis cliquez sur la touche Rechercher.
Dans la boîte de dialogue qui s'ouvre, tapez ce que
vous recherchez. Si vous ne voulez pas taper le nom/mot entier, vous
pouvez taper les premières lettres puis choisir Toute Partie du Champ,
dans le menu Atteindre déroulant
Filtrage
Si vous ne voulez voir que les enregistrements
d'une catégorie particulière (les élèves de sexe masculin seulement),
vous pouvez utiliser un filtre. Cliquez sur un champ correspondant à la
catégorie que vous recherchez, puis cliquez sur la touche Filtrer par
sélection
Une fois que votre base de données est filtrée,
vous voyez apparaître le mot 'Filtré' sur la barre de navigation au bas
du formulaire.
Pour supprimer le filtre, cliquez sur la touche
'Supprimer Filtre'
Créer un rapport
On utilise un rapport pour créer un document papier
présentant certaines données de la base de données.
Pour créer un rapport, assurez-vous que vous êtes
bien dans la section Rapports de la fenêtre de base de données.
Cliquez deux fois sur ''Créer un rapport en
utilisant l'assistant''
I
Dans la section assistant, utilisez la flèche
simple (cerclée de rouge) pour sélectionner les champs que vous souhaitez
inclure dans le rapport. Vous pouvez les sélectionner dans n'importe quel
ordre. Cliquez sur le bouton Terminer.
Vous devriez obtenir un rapport comme celui-ci.
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